Nedbemanning – viktig å vite

Det er strenge regler i norsk rett for når det er grunnlag for å gjennomføre en nedbemanningsprosess og særlig hvordan en nedbemanningsprosess skal gjennomføres. I staten er det egne regler som ikke vil behandles nærmere her.

2. Når kan nedbemanning være aktuelt?

Nedbemanning i en virksomhet kan være aktuelt i en rekke sammenhenger. Noen typetilfeller er:

• Ved omsetningssvikt, ordremangel og behov for kostnadsreduksjon
• Ved innføring av ny teknologi og uttak av andre effektivitetseffekter
• Ved endringer i markedsetterspørsel og omlegging av virksomheten
• Ved omstrukturering av virksomhet
• Ved sammenslåing av virksomheter og andre virksomhetsoverdragelser
• Ved nedleggelse av hele eller deler av virksomheten

3. Oppsigelse ved nedbemanning – krav om saklig grunn

Enhver oppsigelse må ha et saklig grunnlag. Dette gjelder også oppsigelser grunnet arbeidsgivers forhold.

Ved nedbemanninger innebærer dette et krav om saklighet i flere sammenhenger, både et krav til grunnlaget for nedbemanning og hvordan nedbemanningen skal gjennomføres ved utvelgelsen av ansatte.

Saklig grunnlag for nedbemanning

Det må foreligge et saklig grunnlag for å nedbemanne i virksomheten. Begrunnelsen må skyldes arbeidsgivers forhold og ikke skyldes forhold knyttet til ansatte. I sistnevnte tilfelle må prosess for individuell oppsigelse av ansatte gjennomføres.

Saklig utvelgelse

Videre, når det gjelder selve utvelgelsen av overtallige ansatte i prosessen, må den bero på en saklig utvelgelseskrets og kriterier, samt interesseavveining. Dersom det er annet passende arbeid i bedriften til ansatte, er det ikke saklig grunnlag for oppsigelse.

Utvelgelseskrets

Som hovedregel er hele virksomheten (et organisasjonsnummer) utvelgelseskrets i nedbemanningsprosessen. Ifølge denne regelen vil alle ansatte i utgangspunktet være utsatt for nedbemanning og må vurderes opp mot utvelgelseskriteriene.

I unntakstilfelle vil en begrenset del av virksomheten ifølge norsk rett aksepteres som en egen krets for utvelgelsen. Rettspraksis på området er omfattende, og det må vurderes helt konkret om det er grunnlag for å begrense kretsen. Rettstilstanden oppfattes som komplisert.

Utvelgelseskriterier

Utvelgelseskriteriene er kriteriene de ansatte i utvelgelseskretsen skal vurderes opp mot for å avgjøre hvem som anses overtallige. De vanligste kriteriene er:

• Kompetanse (formell og reell)
• Ansiennitet
• Egnethet
• Sosiale forhold

Andre kriterier kan også benyttes. Å benytte svært skjønnsmessige kriterier vil innebære en risiko for virksomheten, ved at utvelgelseskriteriene anses usaklige (eks. i realiteten innebærer en trynefaktor el.).

Annet passende arbeid

Bedriften plikter å gjennomføre omplassering der det er grunnlag for det. Det foreligger ikke saklig grunnlag for oppsigelse av en ansatt dersom det er annet passende arbeid i virksomheten som er ledig og som den ansatte er kvalifisert for å utføre.

Virksomheter plikter derimot ikke å opprette nye stillinger for å ha noe å tilby overtallige ansatte.

Interesseavveining

Saklighetskravet innebærer også at det etter utvelgelsen av en konkret ansatt for oppsigelse må foretas en konkret interesseavveining, og selskapets behov for nedbemanning må vurderes opp mot ulempen for den ansatte med å miste arbeidet. Momenter av betydning her er:

• Forsørgelsesbyrde
• Alder – mulighet for nytt arbeid
• Sosiale forhold (f.eks. gjeldsbyrde, sykdom)
• Pensjonsopptjening (f.eks. tap av AFP)

Inngåtte tariffavtaler som virksomheten er bundet av kan innvirke på saklighetskravet.

4. Hvordan gjennomføres en god nedbemanningsprosess?

Det gjelder omfattende saksbehandlingsregler for nedbemanningsprosesser. Dokumentasjon for hvor grundig prosess som har vært gjennomført får også ofte direkte betydning for om en oppsigelse ved nedbemanningen anses saklig eller ikke.

Overordnet er det viktig å planlegge en nedbemanning godt og beregne god nok tid til de ulike fasene i prosessen. En godt planlagt nedbemanningsprosess kan bety forskjellen mellom en vellykket prosess eller søksmål.

Nedenfor følger en kort beskrivelse av de viktige fasene i en godt gjennomført nedbemanningsprosess.

Forberedelsesfasen – drøfting med tillitsvalgte

En nedbemanningsprosess starter gjerne med en forberedelsesfase, hvor grunnlaget for nedbemanning, omfang og tidsplan, utvelgelseskrets og kriterier drøftes med tillitsvalgte og forankres i styret. Drøftelsene bør dokumenteres med protokoller.

Informasjonsfasen

Deretter er det viktig å informere de ansatte om prosessen, om tidsplan og prosessen fremover. Informasjonen gis ofte i allmøte, men kan også gjerne skje skriftlig i tillegg.

Viktigheten av tydelig, konsistent, transparent og etterrettelig informasjon gjennom hele prosessen kan ikke overvurderes. Dokumentasjon av alle ledd i prosessen er sentral for å vise hva som har skjedd.

Kartleggingsfasen

Deretter må de ansatte i utvelgelseskretsen kartlegges og vurderes opp mot de utvelgelseskriteriene som er fastsatt. Arbeidsgiver foretar en foreløpig utvelgelse av overtallige ansatte som deretter må innkalles til individuelle drøftinger om grunnlaget for oppsigelse.

Drøftelsesfasen 

Det gjelder et krav om drøftingsplikt med den enkelte ansatte forut for oppsigelse ved nedbemanning, så langt dette er praktisk mulig. Drøftelsene bør omfatte grunnlaget for nedbemanning, utvalgskrets og kriterier, samt den enkeltes kompetanse opp mot kriteriene. Den ansatte må også få spørsmål om særlige forhold med betydning for interesseavveiningen foreligger.

Den ansatte må få mulighet til å uttale seg og den ansattes tilbakemeldinger må tas med i vurderingen før beslutning fattes. Møtet bør dokumenteres med et referat.

Utvelgelsesfasen

Etter gjennomførte individuelle drøftinger fatter arbeidsgiver sin beslutning om hvem som er overtallig og skal motta en oppsigelse. Eventuelt kan den ansatte tilbys sluttavtale, jf. nedenfor.

Inngåtte tariffavtaler som virksomheten er bundet av kan skjerpe saksbehandlingsreglene.

Det er formkrav knyttet til selve oppsigelsen.

Ved nedbemanninger skal det fremkomme konkret av oppsigelsesbrevet at den ansatte har fortrinnsrett til annen stilling han / hun er kvalifisert for. Fortrinnsretten gjelder der den ansatte har vært ansatt i til sammen minst 12 måneder i de to siste år i virksomheten og gjelder i ett år fra oppsigelsestidspunktet.

5. Masseoppsigelse – hva er det?

Masseoppsigelse er oppsigelse av 10 eller flere ansatte i løpet av 30 dager i en nedbemanningsprosess. Det stilles strengere prosessregler hvor virksomheten planlegger masseoppsigelser enn ved mindre nedbemanningsprosesser, hvor det kreves tettere samarbeid med NAV etc. Det anbefales at virksomhetene setter seg grundig inn i regelverket for masseoppsigelser forut for at en slik prosess settes i gang.

6. Sluttavtaler eller oppsigelse ved nedbemanninger?

Å tilby sluttavtaler til en gruppe ansatte eller enkelte ansatte i forbindelse med en nedbemanningsprosess kan ofte være aktuelt av forenklingshensyn og for å unngå prosessrisiko.

7. Nedbemanning eller oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold?

Er ikke dette klare motsetninger? Jo, men ikke sjelden får vi spørsmål om nettopp hva virksomhetene skal gjøre der de står i en situasjon hvor bedriften går dårlig eller ønsker en mer effektiv drift og ønsker endring, samtidig som virksomheten har utfordring med en eller flere arbeidstakere som ikke fungerer godt i sin stilling, f.eks. grunnet arbeidskonflikt eller mangelfulle arbeidsprestasjoner.

Mange virksomheter er usikre på hva som blir riktig prosess i en slik sammenheng. Er det nødvendig å gjennomføre en individuell oppsigelsessak eller er det tilstrekkelig å gjennomføre en nedbemanningsprosess, hvor arbeidstakeren det er utfordringer med nedbemannes som del av prosessen?

Svaret på dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Det er viktig å understreke at en nedbemanningsprosess kun er saklig når den er begrunnet i arbeidsgivers forhold. En nedbemanning som i realiteten er en skjult individuell oppsigelse vil ikke anses å være saklig.

I nedbemanninger med få overtallige ansatte og hvor det viser seg å ha vært rettet kritikk / foreligger en arbeidskonflikt el. kan det bli utfordrende for arbeidsgiver å bevise at nedbemanningen og den konkrete utvelgelsen er saklig. Dette vil særlig gjelde der utvelgelseskriteriene som er valgt er skjønnsmessige.

I større nedbemanningsprosesser med klare og objektive utvelgelseskriterier vil det bli vanskeligere for arbeidstaker å argumentere for at oppsigelsen av den enkelte egentlig er en individuell oppsigelse.

Det anbefales bedrifter å søke faglige råd i tilfeller hvor denne problemstillingen reiser seg.

8. Vår bistand – vi bistår gjerne

Dalan advokatfirma sitt arbeidsrettsteam bistår jevnlig virksomheter i nedbemannings- og omstruktureringsprosesser, herunder private selskap, forbund og offentlige aktører.

Bistanden dekker alt fra A til Å i slike prosesser, fra planleggingsfasen til utforming av oppsigelsesbrev eller sluttavtale, samt eventuell bistand i forbindelse med rettslig prosess for domstolen.

Vi har utarbeidet vårt eget prosessverktøy som vi bruker i arbeidet for å sikre overholdelse av de omfattende saksbehandlingsreglene i slike prosesser og for å sikre en effektiv gjennomføring.

Vi bistår også jevnlig ansatte i slike prosesser i drøftings- og forhandlingsmøter, vurdering av oppsigelsens saklighet, og i eventuelle forhandlinger om sluttpakke. Vi bistår også i eventuelle rettslige prosesser for domstolen.

Vi bistår gjerne.