Drøftelsesmøte ved oppsigelse og avskjed. Hva kreves, og hvilke regler gjelder?

1. Hva er et drøftelsesmøte?

Et drøftelsesmøte er et møte arbeidsgiver plikter å avholde med arbeidstaker før arbeidsgiver sier opp eller avskjediger arbeidstaker.

Drøftelsesplikten følger av arbeidsmiljøloven § 15-1, og begrunnelsen er at arbeidsgiver skal ha et forsvarlig avgjørelsesgrunnlag før beslutning om oppsigelse eller avskjed treffes. Videre skal arbeidstaker gis mulighet til å fremme sitt syn. Dette gjelder både:

1. Oppsigelsesgrunnlaget med det faktum og de vurderinger som ligger til grunn for dette; og
2. Hvilke konsekvenser en eventuell oppsigelse vil ha for arbeidstaker.

Noe av hensikten med drøftelsesplikten er å unngå oppsigelser basert på misforståelser eller feilvurderinger fra arbeidsgivers side. Det er også fastslått at konsekvensene for arbeidstaker er en del av arbeidsgivers vurderingstema. Disse konsekvensene er vanskelig for arbeidsgiver å få oversikt over uten at arbeidstaker er gitt mulighet til å uttale seg om det.

2. Hva er konsekvensen av at arbeidsgiver misligholder drøftelsesplikten?

Manglende overholdelse av drøftelsesplikten er å anse som en alvorlig saksbehandlingsfeil. Har arbeidsgiver unnlatt å avholde drøftelsesmøte, vil en konsekvens fort bli at oppsigelsen anses usaklig. Er oppsigelsen usaklig vil den både være ugyldig og erstatningsutløsende.

Selv om dette er en nærliggende følge, er det likevel ingen automatikk. Det må vurderes konkret hva som er konsekvensen av manglende drøftelser, inkludert om oppsigelsen anses usaklig. Arbeidsgiver har også visse valgmuligheter i slike situasjoner, inkludert å trekke oppsigelsen og betale eventuelle meromkostninger.

Det kan også være at møtet partene avholdt ikke kan anses som noe drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven. Årsaken kan være at arbeidstaker ikke har fått lovlig innkallelse eller tilstrekkelig tid til forberedelser eller at det i realiteten ikke foregikk noen drøftelser, for eksempel fordi arbeidsgiver allerede hadde truffet endelig oppsigelsesbeslutning.

3. Når er det nødvendig med drøftelsesmøte?

Det følger allerede av loven at drøftelsesmøte er nødvendig før oppsigelse eller avskjed av arbeidstaker. Drøftelsesplikten vil også gjelde beslutninger som i realiteten anses som oppsigelser eller avskjed, for eksempel:

1. Avslutning av ulovlig midlertidig ansettelse
2. Avslutning av oppdragsgiver- / oppdragstakerforhold, hvor oppdragstaker i realiteten anses å være arbeidstaker
3. Endringsoppsigelser / beslutninger som faller utenfor styringsretten
4. Reklassifiseringstilfeller, altså beslutninger fra arbeidsgiver som i realiteten (de facto) anses som avskjed eller oppsigelse av arbeidstaker

Drøftelsesplikten gjelder likevel bare så langt dette er praktisk mulig, og den gjelder likevel ikke dersom arbeidstaker ikke ønsker noe drøftelsesmøte. Når det gjelder det siste kreves i praksis at arbeidstaker selv uttrykker at han / hun ikke ønsker noe drøftelsesmøte. Det er arbeidsgiver som må bevise dette.

3.1. Når er det ikke praktisk mulig med drøftelsesmøte?

Når det gjelder begrepet «så langt det er praktisk mulig» skal dette tolkes strengt. Egne praktiske vanskeligheter, f.eks. at arbeidsgiver ikke har reagert før, er som regel ikke tilstrekkelig.

Hvorvidt det ikke har vært praktisk mulig, må derfor som regel knytte seg til omstendigheter knyttet til arbeidstaker, for eksempel at arbeidsgiver over tid ikke oppnår kontakt og arbeidstaker uteblir. Det kan også tenkes spesielle situasjoner som masseoppsigelser, hvor individuelle drøftelser er vanskelige å gjennomføre og hvor dette kan erstattes med generell informasjon på allmøte eller i informasjonsskriv mv.

4. Hvilke beslutninger fra arbeidsgiver må ikke drøftes etter § 15-1?

Drøftelsesplikten gjelder bare avskjed / oppsigelse eller beslutninger som nevnt over og som i realiteten (de facto) anses å være en oppsigelse eller avskjed. Drøftelsesmøte er derfor bl.a. ikke nødvendig i følgende tilfeller:

1. Ved arbeidstakers egenoppsigelse (den ansatte sier selv opp stillingen)
2. Ved avtalt avslutning av arbeidsforholdet, f.eks. ved en sluttavtale.
3. Ved beslutninger som faller innenfor styringsretten
4. Ved advarsler / irettesettelser mv.
5. Ved opphør av lovlig midlertidig arbeidsforhold
6. Avslutning av lovlig oppdragstaker- / oppdragsgiverforhold.

5. Hva skjer under drøftelsesmøtet?

5.1. Arbeidsgiver må først sende lovlig innkallelse

Arbeidsmiljøloven stiller ingen frist for innkallelsen, men forsvarlige drøftelser krever likevel at arbeidstaker gis rimelig tid til å forberede seg. I praksis betyr dette at arbeidstaker som et minimum bør varsles 24 timer i forveien. Er oppsigelsesgrunnlaget mer komplisert eller faktum omfattende, bør arbeidstaker varsles tidligere. Krav om utsettelse fordi arbeidstaker trenger ytterligere tid til forberedelser, bør også som regel etterkommes.

5.2. Hvilke krav stilles til arbeidsgivers innkallelse til drøftelsesmøte?

Innkallelsen til drøftelsesmøte må være skriftlig og den må tilkjennegi at det dreier seg om et drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1. Dette bør fremgå av overskriften.

I varselet må det komme frem at oppsigelse eller avskjed vurderes og arbeidsgiver bør til en viss grad klargjøre hvorfor dette vurderes. Det er likevel ingen utstrakt begrunnelsesplikt. Slikt sett er det som regel er tilstrekkelig med en setning eller to som nærmere forklarer årsaken.

Det er ikke noe krav om at dokumentasjon forhåndssendes, og da heller ikke som del av varselet. Dersom arbeidstaker etterspør dokumentasjon eller utdyping, bør dette likevel etterkommes innen rimelighetens grenser.

Til slutt må innkallelsen inneholde informasjon om at arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen rådgiver (for eksempel advokat).

Det er ikke nødvendig med brev. Isolert sett er det tilstrekkelig med en e-post eller at innkallelsen sendes pr. e-post som vedlegg. Det kan av bevismessige årsaker ofte være hensiktsmessig med leverings- og lesebekreftelse, men det er ikke nødvendig.

5.3. Kan arbeidstaker la seg bistå i møtet?

Det følger av loven at arbeidstaker kan la seg bistå av tillitsvalgt. Dette begrepet tolkes ikke strengt, slik at arbeidstaker skal gis anledning til å la seg bistå av annen rådgiver, for eksempel advokat, familiemedlem mv.

Det ligger likevel ingen plikt etter loven for arbeidsgiver til å betale for arbeidstakers rådgiver, for eksempel advokat. Det er likevel ikke uvanlig at dette forekommer, for eksempel som del av en sluttavtale.

6. Hvordan foregår selve drøftelsesmøtet?

Det er arbeidsgivers ansvar å gjennomføre møtet slik arbeidsmiljøloven krever. I praksis betyr det ofte at møtet som regel foregår på arbeidsgivers kontor og at arbeidsgiver setter opp en protokoll som dokumenterer at møtet har funnet sted og som berører partenes synspunkter. Protokollen kan være kort.

Enkelte kan skrive uforholdsmessig lange protokoller. Dette er ikke nødvendig, med unntak av i spesielle tilfeller. Det er som regel ikke det som skjer i selve drøftelsesmøtet som avgjør hvorvidt en oppsigelse er saklig eller ikke.

Et drøftelsesmøte pleier å vare mellom 30 minutter og en time, men kan vare kortere eller lenger. Det er visse temaer som likevel bør berøres:

1. Innledning, inkludert bakgrunnen for innkallelsen
2. Arbeidsgivers foreløpige vurderinger
3. Arbeidstakers kommentarer og merknader
4. Eventuell meningsutveksling, inkludert hvilke konsekvenser en oppsigelse vil medføre
5. Redegjørelse for saksgangen videre og avslutning av møtet

Etter møtet må arbeidsgiver vurdere om det fortsatt er behov for oppsigelse (eller avskjed) i lys av de opplysningene som har kommet frem i møtet, inkludert de konsekvensene en slik beslutning vil ha for arbeidstaker.

Av og til går drøftelsesmøtet over i forhandlinger om en avtalt avslutning av arbeidsforholdet (sluttavtale, sluttpakke osv). En sluttavtale vil da være en avtalt avslutning av arbeidsforholdet hvor arbeidstaker mottar et beløp (sluttvederlag) eller andre ytelser for å avslutte arbeidsforholdet frivillig.

6.1. Kan møtet foregå digitalt?

Det er ikke noe i veien for at partene avtaler at drøftelsesmøtet gjennomføres digitalt, for eksempel per teams, zoom, google meet osv. Under koronapandemien var dette forholdsvis vanlig.

Dersom arbeidstaker motsetter seg digital gjennomføring, og krever fysisk møte, bør arbeidsgiver videre etterkomme dette. Det er videre klart nok at et telefonmøte ikke kvalifiserer.

Det kan være at digitalt møte er tilstrekkelig dersom et fysisk møte vanskelig kan la seg gjennomføre innen rimelighetens grenser, for eksempel på grunn av lang reisevei. Spørsmålet er likevel ikke prøvd.

6.2. Kan arbeidstaker ta lydopptak av møtet?

Det har blitt stadig vanligere at arbeidstaker tar lydopptak av drøftelsesmøtet . Dersom dette er forhåndsvarslet, er det uproblematisk. Arbeidsgiver bør i så fall som regel etterkomme krav om å ta opp møtet.

Det hender likevel forholdsvis ofte at arbeidstaker ikke varsler og at det dermed dreier seg om et skjult opptak. Rettslig sett blir dette et spørsmål om arbeidstaker kan fremlegge lydopptaket som et bevis eller om retten motsetningsvis etter anmodning fra arbeidsgiver skal avskjære bevisene etter tvistelovens regler om bevisavskjæring.

Domstolene vil da måtte foreta en avveining mellom hensynet til sakens opplysning (som tilsier fremleggelse) og det forhold at det er fremskaffet på utilbørlig vis (lydopptaket er skjult). Ofte ender denne avveiningen med at lydopptaket kan fremlegges, men det er likevel ikke alltid tilfellet.

Skjult lydopptak vil samtidig kunne heve konfliktnivået når det kommer frem og dermed svekke tilliten. Det kan også etter omstendighetene anses å være et pliktbrudd. Arbeidstaker bør derfor tenke seg om og fortrinnsvis innhente råd før vedkommende går til et slikt skritt. Dette gjelder spesielt dersom arbeidstaker planlegger skjult opptak.

6.3. Hva skjer hvis arbeidstaker ikke møter til drøftelsesmøtet?

Arbeidstaker har ikke plikt til å møte til et drøftelsesmøte. Dersom arbeidstaker melder fra i forkant at vedkommende ikke ønsker å møte, må arbeidsgiver treffe beslutning uten at arbeidstaker blir hørt. Eventuell oppsigelsesbeslutning vil i slike tilfeller ikke lide av saksbehandlingsfeil som følge av unnlatte drøftelser.

Dersom arbeidstaker bare lar være å møte, men uten å gi beskjed, bør arbeidsgiver søke å avklare årsaken til fraværet og som hovedregel innkalle til et nytt drøftelsesmøte.

Det er kan imidlertid være at arbeidstaker søker å trenere saken, for eksempel fordi prøvetiden snart utløper. I slike situasjoner kan det være arbeidsgiver kan konstatere at arbeidstaker ikke har villet medvirke til drøftelser og at det ikke er nødvendig med noe møte. Dette må likevel vurderes konkret og som regel bør arbeidsgiver innhente juridisk bistand.

6.4. Hva skjer hvis arbeidstaker blir sykemeldt?

Sykemelding medfører ikke i seg selv at et drøftelsesmøte må utsettes. Også sykemeldte vil mao. kunne ha plikt til å møte, såfremt sykdommen ikke har slik karakter eller art at et drøftelsesmøte ikke kan gjennomføres.

Likevel bør nok arbeidsgiver etterkomme anmodning om utsettelse basert på sykdom, og heller sørge for at møtet avholdes når arbeidstaker er tilbake. Forutsetningen må være at møtet kan avholdes forholdsvis snarlig.

7. Hva skjer etter drøftelsesmøtet?

Når det kreves «drøftelse» ligger det i dette at arbeidsgiver må drøfte spørsmålet med arbeidstaker.

Arbeidsgiver har plikt til å drøfte, høre på arbeidstakers synspunkter og ta synspunktene på alvor, men arbeidsgiver kan likevel beslutte å gjøre noe annet etter å ha drøftet og hørt det arbeidstaker har å si. Det ligger dermed ikke i dette at arbeidstaker må være enig i arbeidsgivers vurderinger, eller at arbeidstaker har noen medbestemmelse eller vetorett i spørsmålet om vedkommende skal sies opp.

Dersom arbeidsgiver beslutter oppsigelse, må oppsigelsen utformes i samsvar med arbeidsmiljølovens formkrav i § 15-4 og sendes rekommandert eller overleveres personlig. Dette bør kontrollsjekkes, siden brudd på formkrav som regel i seg selv leder til ugyldighet og at arbeidstaker har krav på erstatning.

Før oppsigelse besluttes bør protokoll fortrinnsvis være skrevet og sendt ut, men det er ingen nødvendighet. Det er heller ikke nødvendig at partene har utarbeidet en omforent protokoll. Partene kan i slike situasjoner utarbeide hver sin. Arbeidsgiver kan videre utarbeide en egen, uten at arbeidstakers merknader i seg selv er nødvendige.

Dersom utfallet ender med en avtalt sluttavtale, bør avtalen utarbeides og undertegnes så snart som mulig. Dersom det ikke er mulig å få til i selve drøftelsesmøtet, bør avtalen utarbeides og undertegnes innen få dager. Det bør i slike situasjoner utarbeides protokoll samme dag som tilkjennegir at partene har kommet til enighet og hva den vesentlige enigheten går ut på.

7.1. Krav om begrunnelse og forhandlinger

Dersom arbeidstaker mottar en oppsigelse, kan vedkommende kreve:

• Skriftlig begrunnelse, og
• Forhandlinger etter arbeidsmiljøloven § 17-3. For det siste løper det i utgangspunktet en 14 dagers frist, regnet fra da oppsigelsen kom frem.

Vi har skrevet en artikkel med råd til arbeidsgivere og arbeidstakere i en oppsigelsessituasjon her. Den inneholder også nærmere informasjon om saksgangen videre.